Индекс номенклатуры дел бухгалтерии бюджетного учреждения на 2019

Термины и определения», утвержденный ;

• «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
• Основные правила работы архивов организаций, одобренные .

Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте ! Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения.

Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

1. оформление документов,
2. экспертизу ценности документов;

Номенклатура дел бухгалтерии

Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия.

В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание: содержание деятельности бухгалтерии, а также специфика ее документирования; сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота ; сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы; сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерии.

При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом. На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

Номенклатура дел по уточненным правилам

Номенклатуре дел в Методических рекомендациях посвящен подраздел 1.1.1. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Фраза «создаваемых в организации» означает, что номенклатура дел относится только к той организации, которая ее разработала.

В другой организации, даже очень похожей, номенклатура дел будет своя.

Есть исключение – типовая номенклатура дел, но это частный случай, когда вышестоящая организация «спускает» подведомственным готовую номенклатуру для работы. Фраза «с указанием

Номенклатура дел на 2019 – 2019 годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

1. облегчение поиска необходимых материалов;
2. классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
3. облегчение передачи материалов, составления описей;
4. подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения: подразделение организационных

Справочник Бухгалтера

Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («канцелярия», «дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»).

Другие отделы располагаются после секретариата в порядке их значимости. Каждое подразделение получает порядковый номер (секретариат — 1, информационно-аналитический отдел -2, бухгалтерия — 3 и т.д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-02 (1 — соответствует секретариату, а 02 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (акты, приказы, протоколы); краткое содержание («Переписка с ЗАО «Ритм» по поставкам оборудования»); дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по личному составу за 2003 г.»). Срок хранения каждого дела

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Основные задачи документа:

1. системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.
2. помощь при передаче дел и составлении описей;
3. классификация и учет;
4. облегчение поиска необходимых бумаг;

Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п.

2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

1. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
2. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
3. государственные и муниципальные;

Остальным предприятиям это делать не обязательно.

Но, тем не менее, желательно. Образец номенклатуры дел организации 2019

Номенклатура дел организации

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Источник: http://pallada-sar.ru/indeks-nomenklatury-del-buhgalterii-bjudzhetnogo-uchrezhdenija-na-2019-46046/

Номенклатура дел

Сайт журнала «Учет в учреждении»Электронный журнал «Учет в учреждении»

Номенклатура дел нужна для того, чтобы проще было учитывать и вести поиск дел, которые завели в учреждении в течение года. Номенклатура дел бухгалтерии — часть общей номенклатуры учреждения.

Чтобы составить номенклатуру дел для бухгалтерии, действуйте так.

1. Определите перечень видов документов, которые составляете и храните в бухгалтерии.
2. Сформулируйте заголовки (названия) дел.
3. Установите сроки хранения дел. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.

Обновляйте номенклатуру дел

Если меняются правила ведения деятельности, значит, должна измениться и номенклатура дел.

Когда подготовите номенклатуру дел бухгалтерии, передайте ее в отдел, который формирует общую номенклатуру дел учреждения. Обычно это отдел кадров. Затем утвердите номенклатуру приказом руководителя учреждения и ознакомьте с ней сотрудников бухгалтерии.

Таблица 1. Порядок формирования составных индексов дел

КодЗаголовок дела№ делаПодзаголовок дела

01	Экономическое планирование деятельности	01	Государственное задание на текущий год
02	Соглашение на финансовое обеспечение выполнения государственного задания
03	Соглашения на выделение целевых субсидий, инвестиций, грантов
04	План ФХД с расчетами и изменениями
02	Нормативные документы	01	Бухгалтерская и налоговая учетные политики (включая приложения и дополнения)
02	Положение о бухгалтерском отделе, должностные инструкции работников бухгалтерского отдела
03	Бухгалтерские документы и регистры	01	книга
02	Журналы операций с первичными документами
03	Карточки учета средств и расчетов
04	Кассовые документы
04	Отчетность	01	Бухгалтерская отчетность с подразделением на квартальную и годовую
02	Налоговая отчетность
03	Статистическая отчетность
04	Отчетность в фонды
05	Прочая отчетность специального назначения
05	Сведения об имущественном комплексе	01	Документы о проведенных инвентаризациях (приказы, акты, ведомости, описи)
02	Инвентарные карточки
03	Оборотные ведомости нефинансовых активов
04	Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей
05	Книга учета бланков строгой отчетности
06	Расчеты с сотрудниками	01	Карточки-справки (ф. 0504417)
02	Лицевые счета сотрудников
03	Больничные листы
04	Доверенности
05	Налоговые регистры по НДФЛ и страховым взносам
07	Расчеты с контрагентами	01	Договоры (контракты, соглашения) на приобретение работ, услуг
02	Договоры аренды, безвозмездного пользования
03	Договоры с заказчиками
04	Акты сверок и иная работа с контрагентами
05	Счета-фактуры полученные
06	Счета-фактуры выставленные

Применяйте дополнительные цифры, когда нумеруете папки

Номенклатура дел, как правило, состоит из четырех граф: индекс дела, заголовок папки с документами, количество дел и срок хранения.

Обычно индекс дела заполняют через дефис:

• первая часть — код бухгалтерии по штатному расписанию учреждения;
• вторая часть — порядковый номер дела в бухгалтерии. Иногда бухгалтер применяет дополнительные символы, знаки, цифры.

Обучите сотрудника, который будет следить за делами

Учреждения должны следить за тем, как хранятся документы. Например, в учреждение с проверкой могут прийти представители городского архива. Такие полномочия для них предусмотрены статьей 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Если найдут нарушения в правилах хранения, то руководителя учреждения оштрафуют на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП). Поэтому лучше, чтобы в вашем учреждении был человек, который отслеживал бы состояние номенклатуры дел и архива.

Наймите специализированную компанию

Обычно работой по систематизации документов занимается бухгалтерия. Например, дела располагают в шкафах в соответствии с номенклатурой дел, в специально оборудованном помещении архива.

Номенклатуру дел или выписку из нее помещают на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре дел.

Но если документов много, наймите специализированную компанию, которая занимается еще и уничтожением документов.

Избавьтесь от лишних бумажных документов

Чтобы хранить документы в электронном виде, определите перечень таких документов и закрепите его в учетной политике. Сделайте пометку об этом в общей номенклатуре или оформите отдельный раздел (см. табл. 2).

Документы в электронном виде храните в электронном архиве.

Он обеспечивает удобный поиск информации, сокращает количество бумаги, а следовательно финансовые расходы, исключает потерю документов, защищает документы от постороннего доступа и экономит время на их поиск.

Таблица 2. Номенклатура дел электронных документов

Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок храненияПримечание

21/1–01	Электронная переписка с государственными органами по финансово-хозяйственной деятельности	5 лет (ст. 32 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558)	Экспертно-проверочная комиссия учреждения вправе отнести часть документов к сроку хранения «постоянно»
21/1–02	Электронная переписка с вышестоящей организацией по финансово-хозяйственной деятельности	5 лет (ст. 33 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558)	Экспертно-проверочная комиссия учреждения вправе отнести часть документов к сроку хранения «постоянно»

Дорогой коллега, сегодня годовая подписка за 14 990 р.! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94172-rabota-po-nomenklature-del

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита
Индекс	Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование	Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения	Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения	Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания	Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Типовая номенклатура дел для организации — образец

/ / 14 мая 2019 0 Типовая номенклатура дел составляется с целью систематизации наименований дел, используемых в процессе функционирования организации. В этой статье вы найдете информацию о порядке и правилах составления данного реестра, а также ознакомитесь с примерным образцом такой номенклатуры. Согласно п. 3.4.

1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах.

На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел: Типовая — используется

Типовая номенклатура дел

25 Июля 2019 в 16:16 Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании.

Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника. Методические документы не являются

Номенклатура дел организации (дубль)

Абрамсон София Автор PPT.RU 30 ноября -0001 Номенклатура дел – это организаци, помогающий систематизировать все имеющиеся на предприятии бумаги.

Это весьма важно для нормальной и быстрой работы компании.

В этом материале рассмотрим, образец номенклатуры дел организации на 2019 год, а также, как правильно составить и утвердить этот документ.

Согласно пункту 3.4.1 «Основных правил работы архивов организаций», номенклатура дел организации – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии с указанием периода их хранения. Используя перечисленные выше нормативные акты, можно заметно облегчить работу с архивом, а также разработать картотеку и описи бумаг.

Несмотря на то, что этот документ весьма полезный в практическом плане, обязанность вести его лежит не на всех организациях, а лишь на тех, которые включены в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Номенклатура дел учреждения

Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Ирина Иванова, аудитор, эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»

Текущее хранение документов

С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении. Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку!

Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения. Подготовка исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

В свою очередь, документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Скорый поиск документов в ежедневной текущей работе возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Составление номенклатуры дел – основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 75 ГОСТ Р51141-98 номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. На основании номенклатуры дел производится:

• группировка исполненных документов в дела, которые могут состоять как из одного документа, так и из совокупности документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных под отдельную обложку (п. 71 ГОСТ Р51141-98);
• систематизация документов внутри дел.

Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам).

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы, в том числе и для бюджетных учреждений.

Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам.

В нее включаются все дела организации и журналы регистрации, за исключением научно-технических документов и печатных изданий. При этом различают:

• три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную – для конкретной организации;
• номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения в целом.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Такая номенклатура относится к нормативным документам.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной.

Так, в номенклатуру дел учреждения из типовой или примерной номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве учреждения. При этом допускается конкретизация заголовков с учетом специфики учреждения.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Каждое учреждение независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел имеет конкретную номенклатуру дел.

Основные требования к номенклатуре дел

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста учреждения. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, а также комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Основанием для нее служат номенклатуры дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел учреждения рассматривает и одобряет экспертная комиссия.

Дальнейшие действия зависят от того, поступают документы на государственное хранение или нет. В первом случае номенклатура дел визируется архивистом и направляется на согласование в государственный архив.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации.

В любом случае по окончании формирования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения, после чего печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается руководителем учреждения и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел организации пересматривается не менее одного раза в пять лет.

Как правило, номенклатура дел включает следующие реквизиты:

• наименование учреждения;
• наименование вида документа;
• дату и индекс;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст и подпись;
• гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

• индексы дел;
• заголовки дел;
• количество дел (томов, частей);
• номер статьи по перечню;
• примечания.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Названиями остальных разделов номенклатуры дел чаще всего выступают названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой учреждения.

Если в учреждении нет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Соответственно, в таком случае названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлениями деятельности учреждения.

На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, она выступает основным учетным документом в делопроизводстве.

В архиве учреждения номенклатура используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела может состоять, например, из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «01-03», где 01 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03).

В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко и в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких как «разные материалы» или «общая переписка». Также недопустимы вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав заголовка дел образуют следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т. д.);
• название учреждения или его структурного подразделения;
• адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке они не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с исполнителями контрактов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается:

• период времени, на который составлены документы;
• вид документа (план, отчет).

В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, указывается вид и автор документа.

Если дело содержит документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы».

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются:

• срок хранения дела;
• номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются, в частности, отметки о:

• заведении дел;
• переходящих делах;
• выделении дел к уничтожению;
• передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуру дел также включаются справочные карточки, журналы учета документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободные места), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

Номенклатура дел и сроки хранения документов

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-поверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Он включает типовые управленческие архивные документы с указанием сроков хранения, образующиеся при выполнении однотипных управленческих функций в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и государственных (муниципальных) учреждений.

В отдельных случаях используется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 5 лет, 10 лет, 75 лет и постоянно. Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само учреждение исходя из практической ценности документации, но он не может составлять менее одного года.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего эту отметку, и расшифровки его подписи.

Также смотрите: – Хранение бухгалтерских документов – Списание документов – Первичные документы бюджетных учреждений

– Методология бухгалтерского учета 2015

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3640-red-nomenklatura-del-uchrejdeniya